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给美高老师写邮件要注意什么?

2017-08-11来源: 浏览量:
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   与国内不同,美高留学生会发现在国外的学习生活中(乃至求职过程中)邮件是常用的联系方式。那么在撰写英文邮件时有什么邮件礼仪?又要注意些什么呢?

  一、文本内容

  1、注意语气:

  避免使用I want和I would like。多用I was wondering if(一定要用was,而不是I wonder或I am wondering)。多用would it be possible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。也尽量避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,相对来说是不礼貌的表达。

  写邮件的时候也要注意不要中式英语,让邮件读起来像是中文里的语气翻译过来的。要用美式思维和美式习惯来写英文的邮件内容。

  2、注意简洁明了

  避免长句子,内容多时最好要分段,特别希望对方看到的重点(时间、地点、金额等)一定加粗出来。

  3、注意语法

  在邮件写完后,把你的文本内容放在Outlook Express等软件里面,让它们的“拼写检查”功能帮你看看有没有明显语法错误。此外还可以通过Google查一查。语法问题虽然不是什么大事儿但体现着你的细心程度、对收信人的重视度,从侧面还可以看出你的责任心。电子邮件也会给人以第一印象的思维定势,或对对你个人的评判有着影响。

  二、格式、规范和架构

  1、主题

  主题框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度一般不超过35个字母。内容切忌含糊不清。在格式上一般只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information)

  2、称呼

  与收件人初次联系的第一封邮件中称呼对方用Dear ***/Dear Dr. ***/Dear Professor ***(***是姓)。这里要注意,(尤其是申请大学或和大学的教授联系时)和老师通邮件时,如果确认是有博士学位的老师要用Dr不要teacher、teacher的。此外像Assistant Professor也用Professor一个词就可以。收到回信后,可以根据对方的落款,决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字(first name),那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写,那么下一次仍然要用正式称呼。用正式称呼是最保险的。当然也有个别老师有特殊的习惯。

  3、正文部分

  这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negative politeness)。常用的策略有:主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用if句;多用过去时态。

  4、结尾

  落款之后的正式礼节问候是:Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。最常用也最百搭的:Thanks.尽管你可能根本没有提出请求,也可以用这个来谢谢对方花时间读了你的邮件。

  5、其他

  如果你和你的联系人不是第一次发邮件了,美国人习惯在邮件开头的时候加一两句问候的话,就好像寒暄一下。如果之前联系过,尽量把上一次联系的邮件翻出来,接着那封邮件写,这样别人即使一时没反应过来你是谁,看到之前的历史记录也会想起来。

  再有就是一定要避免用颜文字和一些聊天经常用的哪些表情,除非是写给朋友。

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本文关键字:美高留学生,邮件,注意事项
编辑: Jia
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